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信息環(huán)境與零售企業(yè)的進貨管理
作者：佚名 日期：2001-11-19 字體：[大] [中] [小]
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目前，在一些零售企業(yè)中，進貨管理存在著許多問題，它直接影響到企業(yè)的利潤、成本和銷售。普遍的反映是在進貨管理中存在著許多幕后交易，影響了企業(yè)的利潤。事實上，進貨管理的問題并不能簡單地歸結為幕后交易，許多其他原因也深深地影響著企業(yè)的進貨水平，其中，信息環(huán)境就是一個重要原因。
現(xiàn)有的零售企業(yè)進貨管理，有手工和計算機管理兩種類型。手工管理的情形基本相似，而計算機管理在不同企業(yè)之間有很大差異。
進貨盲目性是手工作業(yè)的產物
手工管理條件下，進貨主要依靠采購員根據經驗、自己的貨源信息和銷售報表進貨，進貨水平較低。采購員在進貨之前不能對缺貨商品有一個準確的數量概念。
一個采購員要負責大約數百種商品的購進，這些商品的銷售情況如何、銷售趨勢如何、準確數量究竟是多少等，在手工管理的情況下很難了解清楚。從庫存數量上看，各個庫房的商品庫存量、在途商品數量、已發(fā)定單的商品數量、到貨未入庫的商品數量等，采購員也很難在短時期內了解清楚。所以，從某種角度來說，手工管理情況下進貨的盲目性的確很大。但這只是表面現(xiàn)象，還有更深層次的盲目性。進貨數量一旦確定之后，從哪里進貨、進什么貨，又成了一個難題。即使是同一種商品，也可以有多種進貨渠道。此外，某種商品在市場上突然走俏，往往代表的是某一類商品，而不是一種商品的市場上升。比如，某種洗滌用品的銷售增加，而我們的直覺認為是這個產品的廣告做的好，于是，采購員就千方百計地尋找這個產品的生產商或代理商。實際上，顧客不會突然只對某一種品牌產生興趣而無視其他的生產廠家，某類商品的走俏，是更大范圍的銷售機會。但是，我們如何才能找到這一類廠家呢？
一般來講，每個采購員通常都掌握著100-200家左右供貨廠商的信息，其中還包含了相當部分代理和商貿公司的信息。對于這些廠商的具體情況的跟蹤，如他們生產哪些商品、這些商品在本店銷售情況如何、廠商的新商品有哪些、這些廠商的供貨周期是多少、同一商品的不同代理或供貨商的運輸費用是多少等問題，采購員一般都不很清楚。這是因為這些信息的數量太大，尤其是許多信息是動態(tài)的，需要持續(xù)不斷地跟蹤，在手工管理條件下不太可能實現(xiàn)�，F(xiàn)實情況是：一般的采購員只對30家左右供貨商和他們商品的銷售情況比較熟悉，可以準確控制進貨質量。優(yōu)秀的采購員可以掌握近100家供貨商的情況。
在這種情況下進貨，采購員對進貨質量的控制是十分有限的。一個非常負責任的采購員，也不能保證自己進貨的商品最為合理。因為合理的進貨商品至少要滿足兩個條件：1、采購員對這種商品的短期銷售趨勢有正確的判斷；2、從進貨價格、運輸費用、供貨周期等綜合因素考慮，這種商品的進貨渠道是合理的。
重視原始數據支持進貨流程
對有計算機管理系統(tǒng)的零售企業(yè)，采購員可以從計算機系統(tǒng)中了解和處理各種信息，比人工管理有了很大的飛躍，但仍有許多不足。首先，原始數據中的進貨廠家數據不完整。許多商業(yè)MIS系統(tǒng)在使用過程中，采購人員不愿意把貨源信息放到系統(tǒng)內，他們從觀念上認為貨源信息是自己的私有財產或自己的資本。于是我們看到在一些大商場中，有一些很有采購經驗的銷售部門經理，由于沒有進貨權，本部門的銷售非常糟糕。盡管如此，他們也不把自己的進貨渠道貢獻出來。企業(yè)為了維持經營，往往只有默許這種不合理的現(xiàn)象存在，結果就產生了在進銷存系統(tǒng)中沒有貨源信息或貨源信息形同虛設、與實際進貨大相徑庭的現(xiàn)象。其次，采購人員往往根據大致感覺去進貨，進貨前最多查查庫存。他們不習慣在進貨之前從計算機管理系統(tǒng)里去認真了解需要進貨的究竟有哪些商品、這些商品的銷售趨勢是什么、這些商品的實際庫存到底是多少、應當進貨的數量是多少這些問題。這里面的原因有多種，有的是采購人員對計算機的使用不熟悉，有的是應用系統(tǒng)本身的功能不完整，有的是系統(tǒng)內的數據本身不完整，如庫存和銷售的準確數據等。在各個因素里，采購員自身的重視程度最為重要。
如果一個計算機應用系統(tǒng)功能齊全，各種經營數據齊全，進貨業(yè)務能夠提升到什么水平？
首先，采購人員能夠隨時看到自己所掌握的供貨廠商和供貨單位的全部動態(tài)信息。比如，哪些廠商現(xiàn)在是主要的合作對象、哪些廠商已經退出；哪些廠商是季節(jié)性退出、哪些是商品不對路的原因、哪些是雙方合作的問題；各個廠商能夠提供的商品有哪些、價格如何、近期有沒有新品種；哪些商品有多種供貨渠道、同一小類的商品都有哪些供貨廠商，等等。其次，采購人員可以了解自己主管的商品目前在商場的銷售情況、銷售趨勢、庫存量等。最后，采購員根據這些商品的綜合庫存信息，如已發(fā)定單、在途商品、到庫未驗收商品以及各個庫房的庫存和商品在下一個銷售周期內的預期銷售數量，確定盡量合理的進貨數量。在手工作業(yè)下，要想獲得這些大量實時的信息，以確定商品的合理進貨數量是很困難的，但借助計算機系統(tǒng)進行管理就輕松多了。即使這樣，企業(yè)在進貨方面還存在問題，這就是貨源渠道的拓展和選擇。
收集外部信息拓展貨源渠道
如果我們不能夠在大量的供貨廠商中進行選擇，就只能在有限的渠道范圍內重復，這樣就不能有效地提高企業(yè)的經營水平。國內某一著名的商場，以經營高檔商品而知名，其重點服務對象是來華旅游外賓和國內的高層消費者。該商場開業(yè)已10年，但其商品結構始終離目標水平相差很遠，他們引進的著名國際品牌還不到10%，甚至許多品牌業(yè)務人員至今還沒有聽說過。于是，一個令人惋惜的情況出現(xiàn)了：一方面，由于多年的品牌營造，企業(yè)在國內的知名度很高；另一方面，該企業(yè)擁有的巨大潛在消費群又因為沒有合適的商品群提供而失去消費的機會。如何才能最大限度地提高單體商店的營業(yè)水平？
通常，一個大型零售企業(yè)的供貨廠商和供貨單位大約有5000家左右，一個大型的食品超市供貨廠商大約在1000家左右，大型綜合超市的供貨廠商大約在4000家左右。大多數業(yè)務人員會認為，這么多的廠商基本夠用了；如果需要補充新商品，廠商會找上門來；如果過時和有問題的廠商被淘汰后新廠商也將聞風而至，或者，我們可以從廣告上找到他們。
實際上，這不僅遠遠不夠，還使我們喪失了很多商機。
根據2000年國內一家信息企業(yè)提供的數據表明，當時國內的各種商品生產廠家有大約900萬家。其中，許多著名的國內和國際商品生產廠家還沒有包括在內。同時，各種商貿公司有大約200萬家。
這900萬家生產企業(yè)和200萬家商貿公司對國內現(xiàn)有的零售企業(yè)究竟有多大的經濟價值我們不去討論。我們要說明的只是，我們可以企及的供應商的選擇范圍，與社會上可以滿足我們需求的供貨商群體之間，有多么巨大的差異！而這些差異，就是我們的重要商機，是我們極其重要的經營潛力所在。
由以上的討論，我們知道了內部信息管理的重要以及外部信息收集的重要。內部信息對于已有計算機管理系統(tǒng)的零售企業(yè)，可以通過應用系統(tǒng)培訓、內部規(guī)章制度的完善、應用系統(tǒng)功能的補充等方式加以完善；外部貨源信息，則需要通過社會的發(fā)展、公共數據的開放與發(fā)展、網絡的發(fā)展等因素逐步實現(xiàn)。所幸的是，已有許多部門和企業(yè)在積極地從事這方面的工作，生產廠家的信息和供貨商品信息網站也在不斷地出現(xiàn)。盡管這些信息與投入實際使用尚有一段距離，但整個社會正在朝著這個方向前進�？梢灶A見，在不久的將來，每個零售企業(yè)都可以從社會共享公共信息方面得到巨大的收獲。在企業(yè)內部，盡快地重視和完善進貨渠道的拓寬、在大數量的后備廠商中進行擇優(yōu)選取，是零售企業(yè)深化發(fā)展的重要內容。這一點對企業(yè)絕對效益的增加和持續(xù)性發(fā)展具有極其重要的意義。（彭解矛 黃錦悅 北大青鳥科技股份有限公司）